第二章 成功参展的关键

第一节 如何制订参展计划

参加展览会不是简单的派几个人，带点公司或产品样本去展馆展示这么简单，而是一个涉及面很广的复杂项目，因而制订详细的参展计划就显得十分重要，一个好的参展计划是取得最大参展效益的基础。参展计划应该包含在企业的年度工作计划中，统筹安排。

一、参展计划书的内容

（一）前言

前言部分的内容，一般是所要参加的展会的一些情况介绍、展品的市场分析以及本公司此次参展的目的或预期要达到的目标。

（二）参展的时间、地点与人员安排

企业的参展时间与地点是展会的举办时间与举办地点。

参展人员安排方面在计划书中要尽可能地详细介绍，如参展的总负责人、参展培训人员、参展人员工作指导及现场人员（接待人员、翻译人员、咨询人员）等，都要有明确的分工，同时还可以附带一些参展纪律。

（三）展会背景

分析展会的时候，可以从以下方面入手：

（1）专业性：可以从展会的专业性、权威性、品牌性及国际化程度等方面来了解展会情况。比如，可以从展会的官方网站了解上届展会的规模、参展商人数、中国企业数量、海外观众数量等。

（2）参展商构成：主要有哪些企业参展，公司的竞争对手是哪家公司。然后可以通过竞争对手的参展主题、参展规模、内容及目的来适当调整本公司的参展计划。

（3）媒体：此次展会的媒体有哪些，是否可以利用新媒体手段进行宣传，以确保企业及产品的曝光度。

（四）参展目的

企业参展的目的，一般是宣传企业品牌，寻求合作伙伴，拓展终端客户，对市场的信息动态、国家政策、市场需求进行深度把握。所以在计划书中，参展目的部分要深入分析本公司产品与展会的匹配度，展会所展出的产品与公司品牌定位的契合度等信息，帮助企业为产品进行市场推广，为以后的渠道拓展预热。

（五）展前筹备

确定与所参加展览会配套的资料准备、展品制作、运输等工作。

（六）参展预算

参展预算的内容主要有宣传促销费用、人员费用、展位费用及展品运输费用等，相关的预算费用需要在计划书中尽可能的预设准确。

参展是一项较为复杂的商务活动。企业参展前制订一份翔实的参展计划书很有必要。有了计划书，工作就有了明确的目标和具体的步骤，能够有效降低参展的盲目性，实现展会效益的最大化。

二、案例：某企业参展项目计划书

某公司参加2016年汉诺威工业博览会项目计划书

（一）参展基本信息

展会名称：汉诺威工业博览会

时间：4月25—29日

地点：德国汉诺威

面积：20万平方米

布展时间：4月24日全天

撤展时间：4月29日18:00以后

（二）展会概况

汉诺威工业博览会是世界顶级的专业性贸易展览会，每年一届，创办于1947年，迄今已有60年的历史。汉诺威工业博览会荟萃了各个工业领域的技术，引领着世界工业的创新与发展，是“世界工业发展的晴雨表”，并且已经发展成为全球工业贸易的旗舰展和影响力最为广泛的国际性工业贸易展览会。上届展会吸引了来自65个国家和地区的6500家参展商，其中德国之外的展商占总数的比例为56%，为历年最高。中国参展商数量超过1100家，仅次于东道主德国。逾22万名展会观众（其中7万名观众来自德国以外的国家）通过汉诺威工业博览会这一平台了解最新技术并制定重要的投资决策。2016年汉诺威工业博览会合作伙伴国是美国，美国亮相并展示最先进的生产设施、智能技术和能效等关键元素。

（三）参展目标

（1）展示公司的品牌形象，扩大公司新的品牌知名度和影响力。

（2）收集买家信息资料；与更多同行沟通交流经验，不断实现自我完善。

（3）邀请目标客户观展，加强与他们的直面沟通，力求达成合作意向。

（四）展会宣传

展会宣传安排见表2-1。

（五）人员安排

根据公司项目化管理战略和公司组织框架，公司决定建立以外贸部为主的弱矩阵式的项目团队。由公司一名执行总经理任项目经理（总负责人），外贸总监任执行项目经理，项目团队成员由业务员2人，货源部、储运部各1人，财会秘书1人，共7人组成（见表2-2）。该团队工作分为筹展和参展两部分。实际参展人员为总经理、外贸总监和业务员A。

（六）参展产品

参展产品的范围、目标及分类清单见表2-3。

（七）展会物品

参展常见携带物品清单见表2-4。

（八）展会洽谈记录表

展会客户现场洽谈记录表见表2-5。

（九）参展费用

参展费用见表2-6。

（十）注意事项

（1）展会期间，工作人员不可以随便在展位吃东西。

（2）展示期间关注笔记本电脑、LED电视等物品的摆放和演示，谨防被盗。

（3）参展人员要统一着装，体现公司良好的精神风貌。

（4）每天参展结束后，挂起围布。将客户信息记录、报价表等敏感物品带走。

（5）及时开会总结当天工作的得与失，发现问题要及时解决。

（6）5W原则——What：对什么产品有需求；Who：谁要；When：什么时候要；Where：往哪销；Why：为什么要。

（7）值得一提的是，随着互联网技术与文化的发展，全世界已经进入了“人人皆媒体”的时代，传播格局发生巨变，社交媒体正在成为宣传的有力手段。企业应多加关注。