1.5　保护文档

如果要将文档送交别人审阅，就需要对文档的原稿内容进行保护，以防止数据的丢失，避免因他人无意中修改信息而影响数据的有效性。

1.5.1　设置只读文档

“只读文档”是指开启的文档只能阅读，无法被修改。若文档为只读文档，会在文档的标题栏上显示[只读]字样。设置只读文档的方法主要有标记为最终状态和使用常规选项设置两种。

1.标记为最终状态

将文档标记为最终状态，可以让读者知晓文档是最终版本，是只读文档。

将文档标记为最终状态的具体操作方法如下。

Step01　1　打开光盘文件\素材文件\第1课\“会议通知08.docx”，单击按钮，弹出“信息”界面，单击“保护文档”下拉按钮，2　在弹出的下拉列表中选择“标记为最终状态”选项，如下图所示。

Step02　弹出“Microsoft Word”提示对话框，并提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存。”，单击按钮，如下图所示。

Step03　弹出“Microsoft Word”提示对话框，并提示用户“此文档已被标记为最终状态”……，单击按钮，如下图所示。

Step04　再次启动该文档时，弹出提示框，提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑。”，此时文档的标题栏上显示“[只读]”，且文档为阅读模式，如果要编辑文档，则单击按钮即可，如下图所示。

2.使用常规选项

使用常规选项设置只读文档的具体操作方法如下。

Step01　1　打开光盘文件\素材文件\第1课\“会议通知08.docx”，单击按钮，在弹出的界面中选择“另存为”选项，2　弹出“另存为”界面，单击“浏览”按钮，如下图所示。

Step02　弹出“另存为”对话框，单击按钮，在弹出的下拉列表中选择“常规选项”选项，如下图所示。

Step03　1　弹出“常规选项”对话框，选中“建议以只读方式打开文档”复选框，2　单击按钮，如下图所示。

Step04　返回“另存为”对话框，单击按钮即可。再次启动该文档时将弹出“Microsoft Word”提示对话框，并提示用户“ ……是否以只读方式打开？”，单击按钮，如下图所示。

Step05　启动Word文档，此时该文档处于“[只读]”状态。

1.5.2　设置加密文档

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置加密。设置加密文档的具体操作方法如下。

Step01　1　打开光盘文件\素材文件\第1课\“会议通知08.docx”，单击按钮，在弹出的“信息”界面中单击“保护文档”下拉按钮，2　在弹出的下拉列表中选择“用密码进行加密”选项，如下图所示。

Step02　1　弹出“加密文档”对话框，在“密码”文本框中输入“123”，2　单击按钮，如下图所示。

Step03　1　弹出“确认密码”对话框，在“重新输入密码”文本框中输入“123”，2　单击按钮，如下图所示。

Step04　1　再次启动该文档时会弹出“密码”对话框，在“请键入打开文件所需的密码”文本框中输入密码“123”，2　单击按钮即可打开Word文档，如下图所示。

1.5.3　启动强制保护

用户还可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能等方法来保护文档的内容不被修改，具体的操作方法如下。

Step01　1　打开光盘文件\素材文件\第1课\“会议通知08.docx”，单击按钮，在弹出的“信息”界面中单击“保护文档”下拉按钮，2　在弹出的下拉列表中选择“限制编辑”选项，如下图所示。

Step02　1　打开“限制编辑”窗格，在“编辑限制”组合框中选中“仅允许在文档中进行此类型的编辑”复选框，在其下方的下拉列表中默认选择“不允许任何更改（只读）”选项，2　单击按钮，如下图所示。

Step03　1　弹出“启动强制保护”对话框，在“新密码”和“确认新密码”文本框中都输入“123”2　单击按钮，如下图所示。

一点通

打开“限制编辑”窗格的方法

用户也可以切换到“审阅”选项卡，在“保护”功能组中单击“限制编辑”按钮 ，同样可以弹出“限制编辑”窗格。

Step04　返回Word文档中，此时，文档处于保护状态，如下图所示。

Step05　如果用户要取消强制保护，单击按钮，弹出“取消保护文档”对话框，在“密码”文本框中输入“123”，然后单击按钮即可，如下图所示。

学习问答（9∶15～9∶30）

疑问1：如何使用Word 2003版本打开Word 2016文档？

答：为了使在Word 2016中创建的Word文档能够在Word 2003版本中打开，用户可以将Word 2016文档转换成Word 2003文档，具体操作方法如下。

Step01　1　打开Word文档，单击按钮，在弹出的界面中选择“另存为”选项，2　在弹出的“另存为”界面中选择“浏览”选项，如下图所示。

Step02　1　弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“Word 97-2003文档（*.doc）”选项，2　单击按钮。此时已经将Word 2016文档转换为Word 2003版本，如下图所示。

疑问2：如何快速打开最近使用过的文档？

答：如果用户想要查看最近使用过的文档或者对其进行修改，首先要设置显示最近使用文档的个数，具体操作方法如下。

Step01　1　打开“Word选项”对话框，切换到“高级”选项卡中，2　在“显示”组合框的“显示此数目的“最近使用的文档””微调框中输入想要显示的最近使用文档的个数，例如“3”，3　设置完毕单击按钮，如下图所示。

Step02　1　在文档中单击按钮，在弹出的界面中选择“打开”选项，2　弹出“打开”界面，在右侧显示了最近使用的文档，选择需要打开的文档，双击即可打开，如下图所示。

疑问3：如何擦除文档历史记录？

答：Word 2016具有保存使用过的文档记录的功能，该功能方便用户快速打开一些经常使用的文档，但是如果文档过多，也会带来麻烦，下面介绍如何擦除文档历史记录。

要清除使用过的文档记录的具体操作方法如下。

Step01　1　在文档中单击按钮，在弹出的界面中选择“打开”选项，2　在右侧选择“最近”使用的文档选项，如下图所示。

Step02　在“最近”使用的文档组合框中选择要删除的文档，右击，在弹出的快捷菜单中选择“从列表中删除”选项，如下图所示。

一点通

一次性全部清除文档记录的方法

如果需要将文档全部清除，则在“最近”使用的文档组合框中选择任意文档，右击，在弹出的快捷菜单中选择“清除已取消固定的文档”命令即可。

过关练习（9∶30～10∶00）

通过前面内容的学习，结合相关知识，请读者亲自动手按照要求完成以下过关练习。

练习一：使用文档模板制作传单

使用文档模板制作公司传单的具体操作方法如下。

Step01　启动Word 2016，单击按钮，在弹出的界面中选择“新建”选项，如下图所示。

Step02　弹出“新建”界面，在“搜索联机模板”搜索框中下方选择合适的模板类型，例如“商业传单”，如下图所示。

Step03　在弹出的预览界面中单击“创建”按钮，如下图所示。

Step04　即可新建一个“文档2”，并应用在“商业传单”模板中，如下图所示。

练习二：制作会议流程

会议流程要力求做到自然、流畅，良好的会议流程可以有效地提高企业行政管理的水平。好的流程，可以根据客户要求，灵活掌握会议规模和费用，为企业的管理决策提供整体的策划。使用本章中介绍的Word 2016的基本操作，可以帮助办公人员轻松完成会议流程的制作。

下面将介绍制作会议流程的方法，具体操作方法如下。

Step01　启动Word 2016，创建一个空白文档，并重命名为“会议流程”，如下图所示。

Step02　按照上述介绍的方法输入“会议流程”的文本内容，如下图所示。

Step03　1　切换到“布局”选项卡，2　在“页面设置”功能组中单击“页边距”按钮，3　在弹出的下拉列表中选择“自定义边距”选项，如下图所示。

Step04　1　弹出“页面设置”对话框，在“页边距”组合框中将“上”和“下”调整为“2.4厘米”；将“左”和“右”调整为“3.2厘米”，2　设置完成后，单击按钮，如下图所示。

Step05　1　单击按钮，在弹出的界面中选择“打印”选项，2　弹出“打印”界面，在“打印”组合框中的“份数”微调框中输入要打印的份数，例如“2”，如下图所示。

Step06　设置完成后，单击“打印”按钮即可，至此，会议流程文档就制作并打印出来。